Na mocy wprowadzonych zmian prawnych, sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe sporządzane od 1 października 2018 roku muszą być przygotowywane w formie elektronicznej. Jednocześnie, powinny one być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem z potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Jest to nic innego jak dokument, w którym opisuje się sytuację ekonomiczną podmiotu prowadzącego w danym roku obrotowym księgi rachunkowe na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. – o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.). W jego skład wchodzą w szczególności (i) bilans, (ii) rachunek zysków i strat oraz (iii) informacja dodatkowa. Niejednokrotnie, sprawozdanie finansowe może dodatkowo obejmować:

  • zestawienie informacji dodatkowych,
  • zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • zestawienie zmian w aktywach netto,
  • rachunek przepływów pieniężnych,
  • zestawienie lokat.

Warto przypomnieć, iż sporządzenie sprawozdania finansowego jest obligatoryjnym obowiązkiem kierownika jednostki (np. członka zarządu). Jego wykonanie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

E-sprawozdania

Zgodnie z nowelizacją kilku ustaw, sprawozdania finansowe od dnia 1 października 2019 roku muszą być opracowywane w formie elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Ministerstwo finansów na swojej stronie internetowej wyjaśnia, że:

Sprawozdanie finansowe w postacie elektronicznej to sprawozdanie zapisane w formie pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247), które wskazało następujące dopuszczalne typy (formaty) plików, jakie spełniają akceptowany wymóg postaci elektronicznej: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.”

 

Co dalej?

Na wstępie należy wskazać, że sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić do dnia 31 marca każdego roku. Musi być ono opatrzone podpisem (także w formie elektronicznej – czyli kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez:

  • osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa, czy główna księgowa) oraz
  • kierownika jednostki – jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd w spółce z o.o.) podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu (czyli np. wszyscy członkowie zarządu).

Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994r. – o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) kierownik jednostki to:

  • członkowie zarządu spółek kapitałowych (sp. z o.o. i spółek akcyjnych)
  • osoba fizyczna prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą,
  • wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej lub cywilnej,
  • wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce partnerskiej lub zarząd tej spółki,
  • komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
  • likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
  • zarządcy sukcesyjni,
  • członkowie organów zarządzających innych jednostek.

Co istotne, zgodnie z art. 53 ustawy z dnia 29 września 1994r. – o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (tj. do dnia 30 czerwca każdego roku) przez organ zatwierdzający danej jednostki (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o., zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych, wspólnicy spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej, przedsiębiorca w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

 

Jak złożyć do KRS i KAS?

Sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone do dnia 30 kwietnia każdego roku (tj. termin złożenia rocznego zeznania PIT) przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), prowadzących księgi rachunkowe do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Procedura złożenia ma miejsce z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Z kolei do dnia 10 lipca każdego roku (tj. maksymalnie w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia), sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone do urzędu skarbowego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), którzy nie są zarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS, jeżeli ich sprawozdania podlegają obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta. Składają je oni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Jednocześnie, w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (czyli maksymalnie do 15 lipca danego roku) podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”) muszą złożyć sprawozdanie finansowe, w formie elektronicznej, do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w KRS (za pośrednictwem systemu eKRS). Następnie, KRS przekaże je do KAS – z tej przyczyny podatnicy CIT wpisani do KRS nie muszą składać sami tych sprawozdań do urzędu skarbowego.

Co ważne, to do sprawozdania finansowego składanego do RDF trzeba dołączyć:

  • sprawozdanie z działalności jednostki,
  • uchwałę organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe (np. uchwała zgromadzenia wspólników),
  • uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
  • sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Osobami uprawnionymi do podpisywania zgłoszenia do RDF są następujące osoby (o ile mają ujawniony w KRS numer PESEL):

  • Osoby wchodzące w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2, które nie zostały zawieszone w czynnościach (np. członkowie zarządu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji spółki osobowej),
  • Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego),
  • Osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci),
  • Likwidator, syndyk oraz zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym wskazani w dziale VI rejestru.

Kancelaria Prawna CKKP zajmuje się wsparciem i doradztwem na rzecz przedsiębiorców w kwestiach związanych ze zgłaszaniem wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego.

Masz pytanie, napisz do nas.

15 + 13 =